تنبية عام: لا تقوم بتحويل اى مبالغ مالية مقابل التوظيف اذا كنت تتقدم لشركة من خلال احدي مكاتب التوظيف نرجوا الاطلاع على ترخيص المكتب وزيارته اذا امكن قبل دفع اى رسوم.

تنبية عام: لا تقوم ابدا بأعادة ارسال اى اكواد يحاول المعلن ارسالها لك على الجوال ويطالبك باعادة ارسالها له وعليك الابلاغ عن الاعلان فور حدوث ذلك لنقوم بحظر المعلن واغلاق الاعلان.

- مطلوب سكرتير لديه المام بجميع مهام السكرتارية التنفيذية للعمل بمكة المكرمة
المهام:
- إعداد جدول المواعيد والأعمال الشهري الخاص بالرئيس التنفيذي
- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال الرئيس التنفيذي
- المحافظة على سير العمل في مكتب الرئيس التنفيذي حتى في حال غيابه
- إستقبال زوار الإدارة العليا
- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالرئيس التنفيذي
- تحرير وطباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
- حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
- إستلام وتوجيه البريد الوارد باسم الإدارة العليا وعرضه على المختص وفهرسة هذه المستندات
- إستلام وتوجيه و إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإدارة العليا وفهرسة هذه الرسائل
- تسجيل البريد الصادر من مكتب الإدارة العليا وفهرسة الفاكسات الصادرة
- كتابة محاضر جميع الإجتماعات والجلسات والتي يكون الرئيس التنفيذى طرفاً فيها
- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية وتنسيق و تجهيز كل الوثائق والمستندات التى تخص موضوع الإجتماع
- مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى
- إستقبال وإجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين
- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على الرئيس التنفيذى ومتابعة قرار ات الرئيس التنفيذي
- توجيه الدعوات للمشاركين في الإجتماعات التى يدعو لعقدها الرئيس التنفيذى وتسجيل ذلك على النماذج الخاصة
- حجز تذاكر السفر والفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا وتنظيم رحلات العمل
- تعليم وتوجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته وتقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
- كتابة تقرير أسبوعي لبيان ما تم إنجازه من أعمال وما تم تأجيله مع بيان السبب ورفعه لمدير المكتب
- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية
- السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية وجميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
- وغير ذلك من المهام المتعلقة بالسكرتارية

المتطلبات الوظيفة

• خبرة كافية في نفس المجال